Als Selbstständiger mache ich auch meine Buchhaltung selbst – in meinem Fall mit Collmex. Da durch mein Plugin-Geschäft immer mehr Zahlungen über PayPal und Stripe eingehen und ich diese Zahlungen bisher immer manuell eingepflegt habe, ging dafür sehr viel Zeit verloren. Nun habe ich einen Weg gefunden, diese Schritte zumindest zu einem größeren Teil zu automatisieren, und eventuell hilft das weiteren Freelancern.
Bisher sah mein Prozess aus wie folgt:
- Nach der Bezahlung eines Plugin (über Paypal oder Stripe) generiert EDD eine Rechnung und schickt sie dem Kunden und mir
- Während der Buchhaltung arbeite ich Rechnung für Rechnung ab und gleiche sie mit dem Zahlungseingang ab
Weder in PayPal noch Stripe war meine eigene EDD-Rechnungsnummer zu sehen, ich musste also immer anhand der E-Mail Adresse bzw. dem Namen des Kunden oder dem Datum und dem verkauften Produkt abgleichen, woher das Geld kam. Für 20 verkaufte Plugin-Lizenzen ging dabei meist genausoviel Zeit drauf wie für die gesamte restliche Buchhaltung, da Collmex anhand des Zahlungseingangs (wird per HBCI abgeglichen) automatisch dazulernt und fast immer die richtigen Buchungskonten vorauswählt.
Mir wäre das liebste gewesen, ich könnte von Easy Digital Downloads die Information über meine Rechnungsnummer an PayPal oder Stripe senden und die würden es wiederum irgendwie abrufbar machen. Eine Zeitlang habe ich das auch mit MT-940 Exports (über Banking 4) gemacht, aber auch dies war ein Weg, der immer mit viel manueller Handarbeit einherging. Nun habe ich mit PayJoe eine Lösung gefunden, die möglicherweise besser funktioniert – ich teste gerade fleißig.
PayJoe und Easy Digital Downloads verbinden
PayJoe verbindet sich mit Zahlungsdienstanbietern und stellt deren Aktivitäten als HBCI-Abruf z.B. Collmex und anderen Buchungssystemen zu Verfügung. Es kann aber gleichzeitig Beleg-Daten importieren und diese über einen Abgleich der entsprechenden Transaktion zuordnen:
Am Ende erhält man die Möglichkeit, sich den Verwendungszweck, der schlussendlich in der Buchhaltungssoftware auftaucht, aus vielen Variablen selbst zusammenzubauen. Dabei kann man auch modular und anhand von Bedingungen vorgehen:
Soweit zur Vorbereitung. Nun ist die Frage jedoch:
Wie kommen die Belegdaten zu PayJoe?
Zu diesem Zweck bietet PayJoe an, die Daten über eine API oder eine CSV-Datei einzuliefern. Bei letzterem muss die Spaltenbenennung einer speziellen Vorgabe folgen, die PayJoe nach einem ersten FTP-Upload der Daten für den Kunden überprüft. Dies war zunächst mein gewählter Weg. Jedoch war die Ausgabe einer CSV aus EDD nicht von Haus aus passend und machte manuelle Anpassungen nötig. Also entschied ich mich für den ersten Weg und entwickelte eine API als Plugin für Easy Digital Downloads.
WordPress Plugin für PayJoe und Easy Digital Downloads
Mit diesem Plugin ist es nun möglich, die EDD Belegdaten per Knopfdruck anPayJoe zu senden, wo sie dann dort zur Zuordnung zu Verfügung stehen. Im Backend von WordPress habe ich das Plugin unter Downloads > Reports > Exports platziert. Es hat lediglich einen Datums-Selektor und einen Senden-Button:
Man wählt also das gewünschte Start- und End-Datum der Verkäufe überträgt diese Informationen an PayJoe. Im Verwendungszweck kann man dann – vorausgesetzt die Zuordnung zwischen Zahlungsbeleg und EDD-Beleg passt – auf die Shop-Informationen zugreifen und sie in die entsprechende Felder setzen.
Der neue Buchungsweg
Über diese neue Möglichkeit gelangen die Buchungen nun sauber mit Namen des Käufers und der EDD Rechnungsnummer in mein Collmex-Buchungssystem. Dort füge ich nur noch den PDF-Beleg hinzu. In einem zweiten Buchungssatz werden die PayPal- und Stripe Transaktionsgebühren aufgeführt und können als Nebenkosten des Geldtransfers gebucht werden.
Interesse am Plugin?
Bisher teste ich dieses Plugin für mich selbst und glaube nicht, dass sehr großer Bedarf an einer Lösung wie meiner besteht. Zu der Annahme komme ich, weil die Schnittstelle zwischen PayJoe und WooCommerce unter 10 Installationen im WordPress Verzeichnis ausweist, und EDD wird noch seltener genutzt. Sollte jemand jedoch Interesse haben, gebe ich das Plugin gegen einen kleinen Spendenbeitrag gerne heraus, eine einfach Mail über das Kontaktformular genügt. Bitte beachtet, dass ich dafür jedoch keinen Support bieten kann und auch nicht weiß, wie lange ich es pflegen werde.
